CÓMO PLANIFICAR CUALQUIER TIPO DE EVENTO PARA QUE TODO SALGA PERFECTO.

Egun on, 

Hoy venimos a hablarte sobre una parte de Tempora de la que no habíamos hablado mucho aquí en el blog, pero que es de vital importancia para nuestros objetivos corporativos, nuestros servicios de organización de eventos. Dentro de nuestra oferta de servicios personalizados, está la de gestionar y dirigir cualquier tipo de evento que nos solicites tanto para ti como para tu empresa u organización. Para orientarte mas sobre este mundo tan amplio y versátil, te vamos a contar que pautas consideramos que se deben de dar para que tu evento, sea del tipo que sea, salga exactamente como tú lo imaginabas y lo haremos en diez sencillos pasos.

1. Márcate metas y objetivos: Tener claros los objetivos del evento será de vital importancia y condicionará los próximos 9 puntos de los que te hablaremos, esto marcará las características específicas de tu celebración y serán las que te vayan guiando punto por punto en su organización. Nosotros en Tempora recomendamos que te hagas un "briefing", una especie de manual de instrucciones, en el que vayas reflejando estas características, como por ejemplo; fecha, número de asistentes, localización...

2. Establece un presupuesto: Elabora un presupuesto lo mas preciso posible para evitar que a futuro te encuentres con obstáculos con los que no contabas. Está claro que durante el transcurso de la planificación te encontrarás con situaciones que te irán haciendo variar el presupuesto inicial y tendrás que ir adaptándote a las circunstancias, pero cuanto mas preciso hayas esbozado el primer presupuesto, menos problemas de este tipo vas a encontrarte.

3. Crea un programa detallado: Es hora de que cojas el "briefing" del punto 1 y lo conviertas en un programa específico que hable de las tareas a realizar y el responsable de cada una de ellas, está parte será de vital importancia a la hora de planificar y coordinar a todas esas personas que formarán parte del evento, ya sea como trabajadores o invitados. Esta parte, te ayudará a no tener que improvisar y seguir una dirección fija en tu planificación.

4. Elige fecha y lugar: Este punto es de vital importancia para obtener los objetivos marcados en el punto número 1, ya que dependiendo del día y el sitio obtendrás unos resultados u otros. En este punto intervienen aspectos como la meteorología, la accesibilidad al evento, si es de noche o de día, el número de personas que podrán asistir, las instalaciones con las que cuenta el lugar, y un largo etcétera. Nosotros siempre recomendamos que una vez llegados a este punto, hagas una retrospectiva al punto 1 y asocies las características del lugar y fecha que elijas con los objetivos que te impulsaron a llevar a cabo el evento.

5. Desarrolla la marca del evento: Cuida que la marca de tu evento vaya en concordancia contigo o con tu empresa, ya que ese evento indirectamente hablará de ti. La personalidad del evento será clave para la conclusión que sacarán tus invitados, y para eso te recomendamos que prestes especial atención a temas como; el nombre del evento, el logotipo, los colores, las tipografías o la decoración.

6. Crea una puesta en escena y organiza la logística: Con las indicaciones que escribiste en el punto 3 crea una puesta en escena y analiza si será posible llevarlo a cabo. A nosotros en este punto nos gusta imaginarnos el evento, intentar desarrollarlo antes de que pase, puede parecer algo superficial, pero no te imaginas los errores  futuros que te puede ahorrar. Es importante pensar por donde entrarán los invitados, si necesitarán acceder a lo servicios, si necesitarán un poco de agua, que función tendrán los ponentes en caso de haberlos, donde irán ubicados los stand promocionales, que multitareas tendrán que desarrollar los empleados con los que contemos... un sinfín de ideas que dándole a la imaginación nos ayudarán a adelantarnos a lo que pasará el gran día.

7. Confirma patrocinadores: Éstos serán los que soporten el evento, sin ellos es posible que no seas capaz de hacer frente al presupuesto fijado, por lo tanto tendrás que buscar opciones atractivas para que decidan colaborar contigo en tu proyecto, ofreciéndoles distintos tipos de participaciones y mostrándoles el programa previamente diseñado para captar su atención. También cabe la posibilidad de que no vayas a contar con patrocinadores, en este caso, podrás saltarte este punto.

8. Valora tus herramientas: Es importante saber de que herramientas tecnológicas dispones, ya que esto te ayudará a gestionar y agilizar el evento y te dará alternativas interesantes a la hora de vender entradas o transmitirlo en streaming y poder llegar a mas público que no haya asistido de manera presencial.

9. Promociona tu evento: Ya sea para captar mas asistentes o para dar a conocer el evento a tus invitados, esta parte será importante para que tu público tenga toda la información sobre tu evento como horarios, etiqueta, actuaciones y todo lo que englobe tu celebración. Esto podrás hacerlo mediante redes sociales, cartelería, invitaciones tradicionales, correos electrónicos …

10. Prepara un plan b: Todo nunca sale como uno espera y en Tempora creemos que nada es casual, así que prepara un plan b por si las cosas no han ido como esperabas y puedas encontrar una rápida solución. Esto hará también que tu seguridad durante el evento aumente, ya que tendrás claro que si algo no funciona tendrás una solución rápida para que todo siga funcionando con normalidad.

Y hasta aquí los 10 puntos que consideramos claves a la hora de organizar tu evento, y si crees que nos hemos dejado algo o quieres contarnos alguna de tus experiencias no dudes en escribirnos un comentario.